Определение
Проверка контрагента по ИНН — это сбор и анализ открытых сведений о деловом партнёре перед сделкой и в ходе работы с ним. ИНН — уникальный номер, который присваивают организации при постановке на учёт в налоговой. По нему можно бесплатно получить данные из ЕГРЮЛ: дату регистрации, адрес, размер уставного капитала, виды деятельности, сведения о руководителе и учредителях. Проверка нужна, чтобы убедиться: компания реально существует, не находится в стадии ликвидации, не имеет записей о недостоверности сведений. Это элемент должной осмотрительности — если партнёр окажется фирмой-однодневкой, налоговая может снять расходы и вычеты по НДС, а также доначислить налоги. Проверка бывает разовой (перед договором) и регулярной (мониторинг в течение всего сотрудничества).
Виды и классификация
Проверки контрагентов различаются по источнику данных, глубине и периодичности.
- Официальные источники: сайт ФНС (сервис «Прозрачный бизнес», ЕГРЮЛ/ЕГРИП), реестр недобросовестных поставщиков, картотека арбитражных дел, сайт ФССП (исполнительные производства).
- Неофициальные сервисы: «Чекко», «Фокус», «Главбух» и аналогичные — агрегируют данные из десятков источников, показывают риски в баллах, отслеживают изменения.
- По глубине: экспресс-проверка (ИНН, наименование, адрес, руководитель) и расширенная (финансовая отчётность, судебные дела, связи с другими юрлицами, наличие дисквалификаций).
- По периодичности: разовая перед сделкой и регулярный мониторинг. Осмотрительность — не разовая проверка при заключении договора: контрагента проверяют регулярно в течение всего срока работы. Отслеживать нужно, не исключён ли он из ЕГРЮЛ, не появилась ли налоговая задолженность, не сменился ли руководитель, не внесена ли запись о недостоверности сведений.
Для главбуха важно комбинировать официальные и неофициальные источники: первые дают юридически значимые факты, вторые — удобство и скорость. Бесплатно проверить контрагента по ИНН можно на сайте ФНС, но сервисы экономят время и сразу подсвечивают красные флаги.
Как применяется
На практике проверка по ИНН выглядит так. Перед подписанием договора главбух или уполномоченный сотрудник вводит ИНН на сайте ФНС или в сервисе и получает выписку. Смотрят: статус (действующее, в процессе ликвидации, исключено), адрес (не адрес массовой регистрации), руководителя (не дисквалифицирован ли), уставный капитал (не минимальный ли), виды деятельности (соответствуют ли сделке). Дополнительно проверяют арбитраж и исполнительные производства. Если всё чисто — сделка одобряется. Но работа на этом не заканчивается: настройте регулярный мониторинг. Например, раз в месяц проверяйте, не появилась ли запись о недостоверности сведений или задолженность. Это особенно важно, если контрагент поставляет товары с отсрочкой платежа или вы планируете получать вычет по НДС. При выездной проверке налоговая может запросить документы по сделке и проверить, проявили ли вы осмотрительность. Если проверка не выявила ошибок в периоде, но вы подали уточнёнку после её окончания, есть второе основание освобождения от ответственности — при условии, что проверка не обнаружила отражённых в уточнёнке ошибок. Поэтому храните все распечатки и скриншоты проверок.
Пример на цифрах
ООО «Ромашка» заключает договор с ООО «Лютик» на поставку материалов на 1 200 000 ₽, в том числе НДС 22% — 220 000 ₽. Главбух проверяет «Лютик» по ИНН на сайте ФНС: компания действующая, но адрес — массовой регистрации, а руководитель за последний год менялся трижды. Это красные флаги. Главбух запрашивает у партнёра устав, приказ о назначении директора, доверенность на подписанта. Выясняется, что директор — номинальный, а реальный подписант действует по доверенности без полномочий. Сделка отменяется. Если бы договор подписали, налоговая при проверке могла снять вычет по НДС на 220 000 ₽ и доначислить налог на прибыль с расходов 1 000 000 ₽ (200 000 ₽). Итого потенциальные потери — более 400 000 ₽. Проверка заняла 15 минут и ничего не стоила.
Чем отличается от смежных понятий
Проверку контрагента по ИНН часто путают с аудитом, налоговой проверкой и проверкой полномочий.
- Аудит — это независимая проверка бухгалтерской отчётности компании. Проверка контрагента — сбор открытых данных о партнёре, она не даёт заключения о достоверности его учёта.
- Налоговая проверка — мероприятие, которое проводит ФНС в отношении вашей компании (камеральная — 3 месяца по общему правилу, выездная — 2 месяца с продлением до 4 или 6 месяцев). Проверка контрагента — ваша инициатива, к налоговым проверкам она отношения не имеет, но её результаты помогают защититься при их проведении.
- Проверка полномочий подписанта — более узкое действие: убедиться, что договор подписывает уполномоченное лицо. Это часть проверки контрагента, но не заменяет её.
Таким образом, проверка по ИНН — это инструмент должной осмотрительности, а не аудит и не налоговая проверка.
Другие материалы по теме — в разделе Налоги и ФНС и эту тему.
Читайте также: